Вики СМ · Что такое задержка обратной связи

Задержка обратной связи

Опубликовано · обновлено

Что такое задержка обратной связи — и почему результат приходит не тогда, когда его ждут?

Задержка обратной связи (задержка ОС; англ. feedback delay) — время между действием в системе и приходом отклика на него. В живых системах, чтобы результат проявился, часто требуется время. Весной вы сеете — осенью жнете. И результат осенью определяется эффективностью работы весной. В любой системе существует задержка ОС. Она может быть неразличимой (пинг интернета: 20 мс) или крайне значимой (6–24 месяца на освоение СМ или других навыков, связанных с изменением мышления). Задержка ОС понятна, когда у нас много данных о схожих процессах (например, рождение ребенка, в среднем, занимает 9 месяцев). Мы всегда получаем ОС. Отсутствие ОС — для нас это тоже обратная связь, которую мы интерпретируем через свои ментальные модели. Принимая решение о продолжении, остановке или изменении процесса, мы опираемся на ОС, оцениваем ее. Однако подобная оценка может быть непоказательна, т.к. мы некорректно оценили задержку ОС, и результат просто пока не проявился.

Почему задержку обратной связи так легко не заметить?

Задержка может быть неразличима для нас, но она есть. Мы смотрим сериал онлайн, общаемся в зуме и не видим задержек, однако задержка есть и определяется пропускной способностью сети (особенно ярко это заметно в активных компьютерных играх, где многое зависит от пинга, т.е. задержки).

На первый взгляд, тема задержки ОС может выглядеть довольно очевидной. Мы все постоянно работаем с задержкой ОС, когда планируем. Мы планируем, когда выехать из дома, чтобы успеть в офис вовремя (т.е. какая задержка будет между выездом и моментом входа в офис). Мы планируем, сколько времени потребует приготовление ужина (т.е. какая задержка будет между кипением воды и готовой пастой).

Мы планируем, сколько времени займет та или иная рабочая задача, например составляем диаграмму Ганта по проекту. Продолжительность каждого этапа на диаграмме — это, фактически, задержка ОС между стартом процесса и получением результата по этому процессу.

Когда речь идет о внедрении чего-то совершенно нового, неизвестного, с определением задержки ОС могут быть большие сложности. Делая новое для себя дело, мы не знаем, какой будет задержка ОС:

  • Сколько мне потребуется, чтобы интегрировать новую привычку в жизнь;
  • Сколько мне потребуется, чтобы изменить вес или доход;
  • Сколько мне потребуется, чтобы получить повышение.

Почему сроки так часто берутся с потолка?

Когда мы говорим про оценку сроков, здесь мы говорим про обратную связь и задержки обратной связи, которые существуют в каждой системе. И мы получаем любую обратную связь всегда с задержкой. Сегодня мы внедрили процесс наставничества. Через 2 месяца мы получили первую обратную связь в виде того, что люди начали хоть как-то какое-то наставничество делать. Еще через полгода мы получили обратную связь в виде влияния на метрики оттока. Не раньше.

И вот в вопросе задержки очень много искажений и ложных интерпретаций. То есть очень часто сроки, как это говорится, берутся с потолка. Совершенно неадекватно. Потом, когда мы берем сроки с потолка, очевидно, мы сталкиваемся с тем, что не успеваем получить либо обратную связь, либо выполнить тот пул работ, которые необходимы. И происходит куча всяких неполезных побочных эффектов.

При планировании мы часто не полезно работаем с задержкой, что приводит к куче «побочных» (но логичных с точки зрения СМ) эффектов. Ставим нереалистичные (с точки зрения работы системы), но такие желанные (с точки зрения наших целей) цели и планы.

Порой мы игнорируем задержку или хотим, чтобы «ребенок родился быстрее». Исполнитель: «Этот проект делать 3 месяца в лучшем случае». Эффективный менеджер: «У нас есть только 2 месяца. Вариантов нет. Делай!»
Порой мы игнорируем задержку или хотим, чтобы «ребенок родился быстрее».

При оценке задержки ориентируемся на поверхностную информацию об опыте других, а не на изучение своей и чужой систем и их ТВО — требований, возможностей и ограничений.

Пример из практики: Наташа, три месяца и ни одной идеи

Наташа переработала свой план: учла гомеостаз, поработала с готовностью, простроила по каждому из направлений трек трансформации. И главное, начала все это внедрять! Однако прошло 3 месяца, и она в сомнениях. Ей слово: «Знаете, не уверена, что это все работает. Ну т.е. все логично, понятно, но… Короче, похоже это не для меня. У меня это не работает».

После расспросов о том, как она поняла, что у нее «это» не работает, получилось примерно следующее: «Ну взять, например, направление со своим проектом. За три месяца я вышла на систематичное ежедневное обучение, изучила много нового… но у меня до сих пор нет никаких идей. Три месяца работы, и ни одной идеи — это о многом говорит! Подход неверный, нужно что-то другое».

С точки зрения СМ и петель ОС, происходящее описывается так:

  • Наташа совершает действия и ожидает ОС — от себя — в виде идей.
  • Наташа не получает ОС (нет идей).
  • Наташа интерпретирует отсутствие ОС как негативную ОС.
  • Негативная ОС приводит к росту сомнений и толкает Наташу снизить интенсивность действий (нужно что-то другое).

Т.е. в сухом остатке: Наташа что-то ожидала, не получила ожидаемую ОС и собирается бросить. Это — типовое поведение людей, когда мы плохо понимаем, как работают петли ОС и задержка ОС.

Но почему Наташа не получила ожидаемую ОС? Такой вариант возможен: тот способ, подход, инструменты, которые она выбрала, не подходят, не ведут к результату. И такой вариант возможен: Наташа некорректно оценила задержку ОС.

Когда мы что-то делаем, но не получаем ожидаемое, для нас это сигнал (ОС), что мы делаем что-то не то. И что нужны изменения. Но это — не единственное объяснение! Есть второе: при планировании мы некорректно оценили задержку ОС до получения результата. И перед тем, как менять подход, диету, тренера, карьеру, партнера (что всегда ресурсозатратно), полезно спросить себя: «А как я оценивал(-а) задержку ОС?»

Как оценить задержку обратной связи?

Что делать, если мы не знаем, какой будет задержка ОС? Здесь нет строгих инструкций, но есть эмпирические рекомендации по вариантам действий.

  1. Собрать данные, бенчмарк, опыт других схожих систем. Умножить его на 1,5–2. Собирать можно по-разному: через разговор, привлечение экспертов, опрос, исследование, эксперимент и др. Умножать на 1,5–2 важно ввиду различий среднего с вашей системой. Получится быстрее — здорово. Но если дело затянется — вы будете к этому готовы и не разочаруетесь, не бросите раньше времени.
  2. Стать экспертом рассматриваемой системы (опыт). Не самый универсальный и практичный подход. В сфере вашей экспертизы, практики и интересов вы естественным образом изучаете систему и задержки, которые в ней присутствуют. В остальных случаях — куда практичнее купить экспертизу.

Собираем информацию у тех, кто реально внедрял подобное. Желательно не в лоб, а через косвенные вопросы или наблюдения (люди, как правило, стараются выставить себя в лучшем свете, а также подвержены определенным искажениям восприятия). Например: «Сколько у вас длился ремонт?» — «Ой, да мы эффективно все организовали, так что за 2,5 месяца управились». Задержка 2,5 месяца, тогда возьмем 3,5 с запасом на оформление и подбор? Так ли это?

Другие вопросы тому же человеку: «Насколько я понял по твоим сториз, вы где-то в мае оформили ипотеку, да?» — «Да, старались успеть до начала лета». — «А жильцов когда вселили?» — «Перед Новым годом, помню, отмечали еще это тостом в новогоднюю ночь». Задержка около 7 месяцев.

В долгосрочной перспективе лучше спланировать чуть большую задержку и получить результат раньше, нежели планировать «впритык». Особенно пока вы не опытны в вопросе оценки задержки ОС. Более ранняя ОС, нежели вы запланировали, вас скорее вдохновит и обрадует, будет подарком. С другой стороны, просчет в оценке задержки обратной связи скорее создаст условия для сомнений и разочарований.

Почему результат приходит, когда перестаешь стараться?

Вы решаете заняться здоровьем, занимаетесь спортом, пьете витамины, питаетесь нормально. Труда много, а выхлоп пока не виден. В какой-то момент вы снижаете интенсивность. Тут доходит задержка ОС, вы начинаете чувствовать себя лучше, энергичнее.

Выглядит все странно: пока вы трудились — результата не было. Расслабились — результат пошел. Но вы довольны и радуетесь, правда, недолго. Со временем (опять задержка ОС) все возвращается на круги своя, ведь вы перестали воспроизводить те аутопоэзисные процессы, которые с задержкой давали вам продукт системы в виде улучшения самочувствия.

Вы начинаете новую деятельность, проект, трудитесь, но результата нет, и вы переключаетесь на новое. Проходит время, приходит результат, но он не стабильный (т.к. вы перестали заниматься этим). Вы возвращаетесь к старому — снова трудитесь, но результата нет (от новой итерации еще не пришла ОС ввиду задержки). Снова бросаете, снова в новое, и по кругу: туда-сюда.

Люди меняют работу и карьеру, не дожидаясь результатов своих трудов. А те, кто приходят им на замену, собирают все «сливки» их предыдущей работы. Либо наоборот, люди приходят на новую работу и собирают негативные результаты, которые пришли с задержкой ОС после предыдущих сотрудников. Это может крайне фрустрировать и демотивировать, вызывать сомнения в себе и своих компетенциях, с последующим поиском решения «не там».

Вы даже не представляете, насколько часто в рамках консалтинговой работы я вижу, как умные, успешные люди, путаясь с задержкой ОС, сами себе «ставят подножки». Как такая путаница выглядит на двух управленческих инструментах, разобрано на кейсе Оли на странице инструменты системного мышления.

Как объяснить сроки руководителю или заказчику?

Коммуницирование задержки ОС должно проходить требования, возможности и ограничения стейкхолдеров.

  1. Не используйте термины, с которыми не знаком стейкхолдер.
  2. Продайте сроки (задержку ОС) стейкхолдеру. Чем больше будет данных, ссылок на опыт и экспертов в ваших оценках, тем проще вам будет «продать» их.
  3. Стейкхолдер, в вопросе задержки ОС, тоже может попадать во всевозможные искажения. Он может быть под давлением целей, опираться на маркетинг или экстремумы вместо среднего. Банально — быть плохо знакомым с системой и ее механикой.
  4. Глупо указывать на ошибки или умничать, такое люди не любят (и часто — не прощают). Действуйте тоньше, не спорьте, а покажите, как вы рассуждаете и на какие данные опираетесь при оценке.
  5. Если есть путаница в интерпретации ОС, связанная с задержкой ОС, нарисуйте временную шкалу и изобразите на ней внедрения и результат с задержкой ОС. Такая наглядная демонстрация добавит баллов вам в копилку («ого, вот это он/она дает!») и позволит нагляднее донести идею.

Частые ошибки

Оценка задержки ОС подвержена нескольким когнитивным искажениям.

Переносить опыт другой системы на себя. Вася получил повышение за 1 год, а я уже 3 года на должности. И как-то упускается, что у Васи, как системы, была готовность, т.к. до этого он 5 лет проработал на схожей должности. Мы говорим: факт есть факт, у нас Вася проработал 1 год и пошел на повышение, а я чем хуже?)) Ложная оценка успехов других и их реальной задержки ОС погубила многих перспективных специалистов, экспертов, предпринимателей.

Принимать экстремум за среднее. На внутренней конференции Жанна рассказала, что сделала подобный проект на другом предприятии за 2 месяца, значит, и я смогу. А если еще и поднапрягусь — может, и за 1,5 месяца успею. Я умею мобилизоваться! И как-то упускается, что результат Жанны исключительный, а в среднем по холдингу подобный проект делается за 6–8 месяцев.

Ждать быстрых результатов во всем. Еда курьером через 15 минут, быстрый дофамин при просмотре коротких роликов, маркетинговые истории с быстрыми результатами — все это неосознанно «упражняет» в нашей системе привычку[Ожидать быстрый результат]. И если этого быстрого результата нет — мы считаем, что что-то идет не так. Крепкую компанию не построить за несколько месяцев или даже за год. Крепкая семья — это продукт многих лет работы над интеграцией и процессами.

Искать проблему в других, в деле или в себе. Сталкиваясь с разочарованием, люди не ищут проблему в своей оценке задержки ОС. Они ищут проблему в других, в деле или в себе. И продолжают бесконечный перебор с низкими шансами решить вопрос (т.к. работают не с системной проблемой).

Считать, что все просто. Управление — это просто! Задачи поставил — и люди работают! Бизнес — это просто, купил/произвел — продал. Работа маркетологов, а также поверхностный взгляд, может сыграть с нашей оценкой задержки ОС крайне злую шутку!) Еще одно искажение — цель и стремление быстрее достичь цели — разобрано на странице почему изменения откатываются через две недели.

Откуда взялось понятие задержки обратной связи?

Задержки — один из центральных элементов системной динамики, которую Джей Форрестер создал в MIT в 1950-е. Последствия путаницы с задержкой ОС для компании показывает игра BeerGame, ее описание есть в первых главах «Пятой дисциплины» Питера Сенге (подробнее — на странице книги по системному мышлению).

Связи

Все понятия — в Словаре системного мышления.

Вопросы

Как оценить задержку для нового дела, если данных нет?

Если данных вообще нет, тогда берем свои «ощущения» и умножаем в 3–5 раз. После анализируем результаты и корректируем множитель под себя. Наши «ощущения» сильно зависят от темперамента и наших ММ, поэтому у разных людей будут разные множители. Например, в моем случае это х3 от ожидаемого (выведен эмпирическим путем, мои «ощущения» обычно «оптимистичны»). У жены, которая менее склонна к риску и больше перестраховывается, множитель х1,5.

Сколько ждать результатов от обучения системному мышлению?

Возможны разные варианты:

  • Эффект будет сразу — понял идею/инструмент, сразу же начал его использовать в жизни и работе.
  • Через пару недель — месяц. Нужно, чтобы информация улеглась.
  • Через полгода, стоя в душе и думая о своем, я вдруг пойму, о чем тогда был тот кейс! У меня произойдет осознание, а вслед за этим — изменения.
  • Через полгода: пока все уляжется в голове, пока я внедрю изменения в свои системы, дальше будет задержка после внедрения, и тогда я увижу результат, изменения.

Если возможен каждый из вариантов оценки, как лично вы будете планировать оценку эффективности обучения? На какую ОС и когда (т.е. с какой задержкой ОС) будете ориентироваться?

Почему из-за задержек результаты «скачут»?

Мы путаемся между своими действиями, задержкой ОС и результатом. И это в итоге ведет к болтанке результатов. Подробно — на странице почему результаты скачут.

Как понять, что я недооценил задержку, а не выбрал плохой инструмент?

Полезно задать вопрос: как я оцениваю задержку ОС до результата? Отсутствие ОС мы часто воспринимаем как негативную ОС. И действуем соответственно. Пока не прошел срок, заложенный на задержку, данных об инструменте еще нет.

Как задержка обратной связи связана с ресурсами?

На этапе планирования внедрения нам надо понимать, какие ресурсы (запасы) нам нужны: временные, финансовые, физические, интеллектуальные, социальные и др. Исходя из задержки ОС мы определяем, «сколько будет стоить в ресурсах» дождаться этой обратной связи. Ошибка в подобном вопросе может истощить запасы — что обычно приводит к нежелательным для систем последствиям.

Главная статья раздела: «Что такое системное мышление: определение, примеры, как развить»

Материал основан на курсе, который прошли руководители программ СКОЛКОВО, СИБУР, Яндекс Маркета и других компаний. Автор: Дмитрий Чебоксаров.
Проверить понятие на своей ситуации — бесплатный разбор по методу 6С. → ecologyofmind.ru/simulator_free